L’article L 211-4 du Code du patrimoine définit ainsi les archives publiques : il s’agit des documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission, ainsi que les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels. Si vous êtes un producteur d’archives publiques, vous pouvez contacter le service de la collecte des archives pour une visite de conseil donnant lieu à la rédaction d’un compte rendu et à la définition de règles de tri et de sélection.

Les demandes d’élimination d’archives publiques doivent être visées par la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’État, en l’occurrence le directeur des archives départementales, dans les limites de sa circonscription géographique (article L 212-2 et R 212-4 du Code du patrimoine). Toute élimination est interdite sans ce visa. Les services ou établissements publics et les organismes de droit privé avec une mission ou une délégation de service public sont donc invités à remplir un bordereau de demande d’élimination et à l’envoyer à la direction des archives départementales.

Les archives dont la durée d’utilité administrative est échue et qui doivent être conservées définitivement pour leur valeur historique ou probante doivent être versées aux Archives départementales territorialement compétentes. La prise en charge des documents est formalisée par la rédaction d’un bordereau de transfert (versement ou préarchivage) qui décrit, de façon détaillée, le contenu des boîtes ou, le cas échéant, des supports numériques.

Les communes et les groupements de communes, qui se sont, à quelques exceptions près, tous dotés d’un service d’archives, peuvent faire l’objet de visites de contrôle et de conseil de la part du directeur des archives départementales.