Le directeur des archives départementales, conservateur mis à disposition du Département par le Ministre de la Culture, exerce, sous l'autorité du préfet, le contrôle scientifique et technique des archives au nom de l'État. Ce contrôle porte sur toutes les archives publiques produites dans le département : administrations de l'État (Préfecture et sous-préfectures, directions déconcentrées, administration judiciaire), les collectivités territoriales (conseil général, communes), et les établissements publics, les personnes privées chargées d'une mission de service public, ou encore les officiers publics et ministériels.

La collecte consiste à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents des versements (s’il s’agit d’archives publiques) ou un dépôt ou un don (dans le cas d’archives privées). S’agissant des administrations publiques ayant leur siège dans le département, elles ont l'obligation réglementaire de verser leurs archives historiques aux Archives départementales. Cette démarche de collecte est basée sur les textes législatifs (Code du patrimoine), les circulaires du ministère de la Culture (Archives de France), et sur les tableaux de gestion élaborés par les Archives départementales. Les notaires sont tenus de remettre leurs minutes et répertoires de plus de 75 ans. Par ailleurs, les communes peuvent également déposer leurs archives aux Archives départementales.

Les Archives départementales peuvent également revendiquer des archives publiques mises illicitement en vente (les archives publiques sont en effet imprescriptibles et inaliénables).

En outre, les Archives départementales collectent des archives privées émanant d'associations, d'entreprises ou encore de familles. La collecte des archives privées peut revêtir plusieurs aspects : ces "entrées par voie extraordinaire" se font par don, dépôt, legs, achat et dation.

Dans le cas particulier des Hauts-de-Seine, la constitution des fonds a débuté dès la création des Archives départementales, d’abord par la dévolution des archives des anciens Départements de la Seine et de la Seine-et-Oise, puis par des versements réguliers des principales administrations préfectorales, départementales, judiciaires, fiscales… Plus de 20 kml ont ainsi collectés. Depuis 2009, un programme de visites systématiques a été lancé dans les services et établissements de l’État dans le département : administration préfectorale, directions et unités départementales, services et établissements concourant à l’Éducation nationale, établissements publics de santé, services de police et de sécurité…

Ces visites ont permis de contrôler les collections encore conservées par les services et d'en dresser un état sommaire, de vérifier sur place et sur pièces les conditions matérielles de conservation des documents, de conseiller les services pour optimiser la gestion de leurs archives, mais également de prendre en charge de nombreux versements, complémentaires ou venant combler certaines lacunes des fonds collectés depuis 1968. Il est à noter que les Archives départementales proposent aux différents services producteurs une offre de services, pouvant aller jusqu'à la préparation et la prise en charge des versements en fonction du programme de travail qui est le leur.