La prise en charge des documents est formalisée par la rédaction d’un bordereau de transfert  qui décrit, de façon détaillée, le contenu des boîtes ou, le cas échéant, des supports numériques. De plus, en fonction de la voie juridique qui est choisie, un contrat ou convention doit être rédigé et approuvé par le Département des Hauts-de-Seine.

- Dépôt : il n’y a pas de transfert de propriété, et son caractère est révocable. L’établissement d'un contrat de dépôt permet également des préciser les modalités de communication des archives.

- Don et donation : la donation doit donner lieu à un acte notarié pour être totalement validée. Le service d'archives devient pleinement propriétaire des documents ainsi donnés. Les dons peuvent être assortis de conditions quant au lieu de conservation, la communication et la reproduction des documents.

Signalons également la possibilité du legs, disposition successorale qui doit nécessairement figurer dans un testament olographe, reçu par un notaire.

Néanmoins, compte tenu des capacités de stockage très limitées restant dans les dépôts de la direction des archives départementales, les dons et les dépôts d’archives privées ne constituent pas actuellement une des priorités de la politique de collecte.